Firmy v Point One rostou a nabírají nové členy. Jak tyto nové osoby v týmu vést a jaký nástroj projektového řízení k tomu použít? Jak nové členy týmu motivovat, jak často se s nimi scházet? Všechny tyto dotazy byly zodpovězeny 4. září během celodenního školení v Seznamu, kde nám David Koláček a Milan Fridrich udělali workshop na míru.

O trenérech:

David Koláček – manažer oddělení Vzdělávání v Seznamu, trenér manažerských dovedností, specialista na vedení a řízení lidí, leadership, týmovou spolupráci, komunikaci, koučink

Milan Fridrich – seniorní trenér manažerských dovedností, specialista na timemanagement, projektové řízení, typologii a týmovou kooperaci

Workshop:

Na workshop nás dorazilo celkem 12, kdy každý dopředu vyplnil formulář s očekáváním a s problémy, se kterými se v oblasti vedení lidí v projektu potýká. Trenéři následně celý workshop vedli tak, aby pokryli většinu problematik a logicky na sebe navazovali. Konkrétní problematika ze strany účastníků byla následující:

Jak nastavit procesy ve firmě,
Jak motivovat svůj tým k výkonu
Jak tým kontrolovat u věcí, které nejsou hmatatelné
Jak být k týmu asertivní a být šéfem bez výčitek
Jak správně delegovat
Timemanagement
Jak přistupovat ke scrumu
Jak si stanovit role v týmu
Jak balancovat mezi profesionálním a osobním vztahem v týmu
Trenéři následovně celodenní program rozdělili na dopolední a odpolední. Ten dopolední se věnoval následujícím tématům:

1 Role v týmu a nastavení procesů

Projekt (neopakující se činnost) vs. proces (opakující se činnost)

Rada číslo 1: Nastavení si pravidel a rolí, co chceme v týmu mít

Určit si „DPV“ (Definice, Proces, Výkon)

1. Definice cíle a stanovení rolí (jak má vypadat výstup, který předáváme)
o Stanovit čas, rozpočet a kvalitu

o Případně si stanovit logickou rámcovou matici

o Metoda SMART(S):

Specifikace (konkrétně co má být na konci hotové a aby zaměstnanec zopakoval, co má udělat)
Měřitelné (čísla)
Ambiciózní (dosažitelné, rozvíjející, akceptovatelné)
Reálné
Termín (data i na minuty)
Smyl (proč to máme dělat, aby to bylo motivační), příklad s robotem – dva týmy, kde týmy stavěli robota z lega a jednomu týmu ho před jejich očima rozebrali a řekli jim, že mají dělat znovu a u druhého týmu ho dali do krabice a řekli, že ho pošlou do dětského domova. Jedna skupina skončila daleko dřív, jak druhá s kompletováním robotů.
3. Proces
o Sestavení procesu

4. Výkon
o Samotná exekutiva výše popsaného.

2 Pravidla

Nastav
Vyžaduj
Dodržuj
Druhý tematický okruh se zabýval tvorbou pravidel a jejich dodržováním.

Teorie rozbitého okna – jakmile se rozbije okno, tak ho jdu zasklít – jakmile je někdo poruší, tak je hned a okamžitě vyžaduju.

Při náboru člověka se domluvit o metodě SMART(S). Pokud něco manažer zadá a chybí tam něco ze SMART, tak má manažera upozornit a manažer má povinnost to dodat.

Trenéři důrazně doporučují si sepsat osobní hodnoty a ty dodržovat.

3 Situační vedení

Třetí okruh se zabýval situačním vedením. Jak pracovat s (ne)motivovanými a (ne)znalými členy týmu. Ukázali nám k tomu graf, který popisuje, jaké lidi v týmu máme, kam je chceme dostat a jak s nimi pracovat.

 

Z obrázku plynou různé situace, které mohou nastat. V extrémech se jedná o motivaci svobodou, smyslem práce a příslibem mistrovství. Nescházíme se s člověkem pravidelně, sám si říká o schůzky, když potřebuje. Pokud člen týmu nechce pracovat, tak použiju metodu trojího tlaku – úkol s možností seberealizace, vyžadování úkolu s možností direktivního zadání vypracování, direktivní zadání vypracování úkolu s četnou kontrolou.

Po pauze na oběd se přešlo ke 4. tématu.

4 Timemanagement

Správný timemanagement by měl vycházet z životních priorit. Ty je nejprve nutné si sestavit:

Sepsat si hodnoty
Stanovit si role
Jedna činnost za roli, která má největší efekt
Jací v životě chceme být, co bychom v životě chtěli dělat a co bychom v životě chtěli mít.
Dále nám trenéři ukázali obrázek s činnostmi (ne)důležitými a (ne)naléhavými.

Důležitost versus naléhavost

Příklad na hasičích ohledně ND (naléhavé a důležité): zkracování procesů, připravenost, nerušenost, fungování co nejefektivněji a řešit je pokud možno jako D (důležité).
Důležitý je relax (je v D), práce hlavou (1-2 hodiny týdně) – zda to, co dělám, dělám efektivně. Změna, zůstat a přestat (každý týden si dát tyto otázky).
Nedůležité N – dělat, ale určit termín a zeptám se na kvalitu a jaké zdroje mám k dispozici.
– nedůležité a nenaléhavé dělat, ale málo (káva, popovídání si s kolegy)
Nejhorší dělat jako první (znát svůj denní rytmus a dle toho to zařídit).
Plánuj si kalendář na 70% a měj tak vždy rezervu

Tip na plánování: nejprve roční a na rok si dát priority a rozhodit do kvartálů, které rozhodím do měsíců. Měsíc si rozhodit do týdnů a týdny do dnů, ty do hodin a ty do minut.

5 Scrum

Poslední oblast se věnovala tématu scrum, což je agilní metoda v projektovém řízení, kdy se dávají časové sprinty (více to reaguje na změny v průběhu projektu). Tzv. navádění rakety na pohyblivý cíl. Scrummaster – zodpovědný za proces, moderátor situace. Mezi jednotlivými scrumy se nemění zadání. Pracují na základě skupinového cíle. Každý den mají setkání, kdy každý řekne, co ten den dělal. Po scrumu se setkají a udělají si retro(spektivu), kdy si na lístečky napíšou, co se jim líbí, nebo nelíbí. Zaměřit se na minimum nutné kvality a s tím jít ven a pak to v průběhu šperkovat.

Po celodenním soustředění následoval souhrn a kolečko, zda každý dostal odpověď na svou otázku na začátku. Za sebe musím říct, že to bylo poprvé, kdy jsem věnovala pozornost celodennímu workshopu na 100% a cítila se po něm obohacena. Moc děkujeme trenérům a společnosti Seznam, která tento workshop pro nás zdarma v rámci společenské odpovědnosti nachystala a přislíbila v případě zájmu nachystat další, kde můžeš být účastníkem i ty J

Reference účastníků:

„Za mě asi nejlepší workshop na toto téma jaký jsem kdy absolvovala. Měl pro mě obrovský přínos, zajímavý od začátku do konce, skvělý přístup a úžasná atmosféra.“

„Super workshop, všechny oblasti byly zajímavé a přínosné. Ani chvíli jsem se nenudil (což se mi nestává) a když jsem něco chtěl, tak mi to vysvětlili. Díky.“

„Velmi kvalitní workshop se super klukama, kteří se opravdu snažili najít řešení či odpověď na všechny naše dotazy.“

„Já osobně z tohoto workshopu tak moc na zadek ale nespadl, neboť jsem naprostou většinu věci už znal. Bylo to tedy takové znovupřipomenutí, ale musím říct, že nyní člověk s daným odstupem dával daným oblastem mnohem větší váhu. 🙂 Takže za workshop také děkuji a stopro bych ho doporučil i dalším. :)“

„Řekla bych nejlepší workshop (hned následuje workshop od agentury Fenek), který jsme absolvovali. Určitě by stálo za to ho rozdělit na více částí. Například time management bych brala jako samostatnou kapitolu. Nejvíce oceňuji způsob výkladu, bez zbytečných termínů, přímočaře podaná fakta. Pro nás určitě velký přínos. :)“

„Za mě moc užitečný workshop, jasný náhled do problematiky a zkušení přednášející Určitě by byl super nějaký follow up, jelikož aplikace už je náročnější “

„Za mě určitě nejlepší workshop, na kterém jsem zatím v životě byl… Kluci uměli udržet pozornost po celý workshop, a jak už bylo zmíněno, tak jejich srozumitelnost byla skvělá.. Taky se mi líbilo, že se snažili v rámci možností všem odpovědět na otázky, kvůli kterým na workshop přišli..“

„Já k tomu nemám, co více dodat. Workshop byl jeden z nejlepších, na kterém jsem za poslední dobu byl. Obsah, srozumitelnost, podání problematiky, odpovědi na naše otázky, příklady k lepšímu pochopení. Za mě palec nahoru. Příště bych více specifikoval/snížil počet témat, o kterých se bude povídat, aby se jednotlivé okruhy probraly více do hloubky. ;-)“

„Pro mě zatím nejlepší workshop. Na jednotlivá témata by bylo fajn mít více času (skoro až samostatný workshop). Jinak super, ještě dlouho z toho budu čerpat.“